Wykaz podatników VAT, znany jako biała lista, to cyfrowa baza danych. Umożliwia szybką weryfikację kontrahentów w Polsce. Sprawdź, jak działa biała lista w 2025 roku. Poznaj zasady jej stosowania i możliwe konsekwencje błędów. Dowiedz się, kiedy weryfikacja jest obowiązkowa.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to elektroniczna baza danych. Prowadzi ją szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Wykaz funkcjonuje od 1 września 2019 roku. Zastąpił dotychczasowe listy podatników VAT. Zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Znajdziesz tam także podmioty niezarejestrowane. Wykaz obejmuje firmy wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Biała lista ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. Pomaga przedsiębiorcom weryfikować kontrahentów. Możesz sprawdzić status VAT firmy. Zweryfikujesz również numery jej rachunków bankowych. Ministerstwo Finansów stworzyło to narzędzie. Służy ono podniesieniu poziomu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Jakie dane znajdziesz na białej liście?
Biała lista zawiera kluczowe informacje o podatnikach. Znajdziesz tam nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy. Dostępny jest numer NIP i REGON. Wykaz podaje numer KRS, jeśli podmiot go posiada. Znajdziesz tam adres siedziby firmy. Biała lista informuje o statusie VAT podmiotu. Sprawdzisz, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Wykaz podaje datę rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru VAT. Możesz poznać powód odmowy rejestracji. Wykaz zawiera również numery rachunków bankowych. Dotyczy to rachunków rozliczeniowych. Obejmuje też imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Rachunki te muszą być zgłoszone do urzędu skarbowego. System STIR potwierdza te rachunki. Rachunki widoczne na białej liście są pobierane automatycznie. Pochodzą z baz Krajowej Administracji Skarbowej. Dane w wykazie są aktualizowane raz na dobę. Odbywa się to w każdy dzień roboczy. Możesz sprawdzić dane na wybrany dzień. Okres kontroli obejmuje 5 lat wstecz.
- Sprawdź status VAT kontrahenta.
- Zweryfikuj numery rachunków bankowych.
- Poznaj daty rejestracji i wykreślenia.
- Ustal powód odmowy rejestracji VAT.
Jak zweryfikować kontrahenta na białej liście?
Weryfikacja kontrahenta na białej liście jest prosta. Skorzystaj z oficjalnej wyszukiwarki. Jest ona dostępna na stronie podatki.gov.pl. Wyszukiwarka Ministerstwa Finansów działa online. Możesz przeszukiwać bazę po numerze NIP. Możesz też użyć numeru REGON lub KRS. Wpisz nazwę firmy lub imię i nazwisko. System wyszuka dane o kontrahencie. Sprawdzisz status VAT podmiotu. Potwierdzisz numer rachunku bankowego. Upewnij się, że rachunek podany na fakturze jest zgodny. Porównaj go z numerem na białej liście. Weryfikuj rachunek w dniu planowanej zapłaty. Zaleca się każdorazowo sprawdzać rachunek odbiorcy. Rób to przed wykonaniem przelewu. Dotyczy to płatności powyżej 15 000 zł brutto. Możesz zapisać informacje w postaci pliku PDF. Zachowaj dowód weryfikacji. Może to być wydruk PDF lub zrzut ekranu. Dowód powinien zawierać datę sprawdzenia. Możesz też korzystać z API wykazu. API umożliwia automatyczną weryfikację. Limit zapytań API wynosi 100 zapytań dziennie dla metody 'search’. Limit dla metody 'check’ to 5000 podmiotów.
- Użyj wyszukiwarki na podatki.gov.pl.
- Wpisz NIP, REGON, KRS lub nazwę.
- Zweryfikuj status VAT i numer rachunku.
- Porównaj rachunek z fakturą.
- Sprawdź rachunek w dniu płatności.
- Zachowaj dowód weryfikacji.
Co zrobić, gdy kontrahenta nie ma na białej liście?
Jeśli kontrahenta nie ma w wykazie, sprawdź poprawność danych. Być może firma nie jest zarejestrowana do VAT. Niektórzy przedsiębiorcy są zwolnieni z VAT. Dotyczy to limitu sprzedaży 200 tys. zł rocznie. Warto dokonać ponownego sprawdzenia. Upewnij się, że dane są wpisane prawidłowo. Brak konta na białej liście nie powinien wstrzymać zapłaty. Nie ma podstaw prawnych do konsekwencji cywilnoprawnych. Biała lista służy kontroli administracji skarbowej. Możesz skontaktować się z kontrahentem. Poproś o wyjaśnienie sytuacji.
Kiedy weryfikacja na białej liście jest obowiązkowa?
Weryfikacja kontrahenta na białej liście jest obowiązkowa. Dotyczy to płatności powyżej 15 000 zł brutto. Obowiązek ten wszedł w życie 1 stycznia 2020 roku. Jeżeli wartość transakcji przekracza ten próg, musisz zapłacić na rachunek z białej listy. Dotyczy to całej kwoty transakcji. Obowiązek dotyczy przedsiębiorców. Ma na celu zapobieganie oszustwom VAT. Zwiększa transparentność obrotu gospodarczego. W przypadku transakcji poniżej 15 000 zł weryfikacja jest zalecana. Nie jest jednak obowiązkowa. Pamiętaj o progu 15 000 zł brutto. To kluczowa granica dla obowiązku weryfikacji.
| Aspekt | Kwota transakcji | Obowiązek weryfikacji |
|---|---|---|
| Transakcje powyżej | 15 000 zł brutto | Obowiązkowy |
| Transakcje poniżej | 15 000 zł brutto | Zalecany |
Konsekwencje płatności na rachunek spoza białej listy
Płatność na rachunek spoza białej listy niesie negatywne konsekwencje. Dotyczy to transakcji powyżej 15 000 zł brutto. Przedsiębiorca traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Konsekwencja dotyczy tej części płatności. Jest to kwota przelana na rachunek spoza wykazu. Podatnik może również ponieść odpowiedzialność solidarną. Dotyczy to zaległości podatkowych kontrahenta. Sankcje za wpłatę na konto spoza białej listy obowiązują od 1 stycznia 2020. Kara finansowa może wynieść 30% kwoty VAT. Dotyczy to VAT wynikającego z faktury. Unikaj płatności na rachunki niewidoczne w wykazie. Weryfikacja rachunku jest kluczowa. Zapewnia bezpieczeństwo transakcji. Zgodnie z przepisami, jeżeli przedsiębiorca zapłaci kwotę powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza białej listy, naraża się na: brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, na białej liście można: sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, poznać powód odmówienia rejestracji w VAT lub wykreślenia z rejestru.
Konsekwencje finansowe obejmują sytuację, gdy płatność zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie. Dzieje się tak, nawet jeśli kontrahent zapłaci VAT. Sankcje dotyczą nabywcy. W przypadku, gdy działalność prowadzi spółka niebędąca osobą prawną, zawiadomienia składa wyłącznie spółka.
Jak uniknąć sankcji związanych z białą listą?
Istnieją sposoby na uniknięcie negatywnych konsekwencji. Należy zweryfikować rachunek kontrahenta. Sprawdź go na białej liście przed dokonaniem płatności. Pamiętaj o progu 15 000 zł brutto. Jeśli rachunek nie figuruje w wykazie, masz alternatywę. Możesz złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego. Użyj formularza ZAW-NR. Masz na to 7 dni od dnia zlecenia przelewu. W przypadku wpłaty na rachunek nieujawniony, powiadom skarbówkę. Na poinformowanie skarbówki masz tylko trzy dni kalendarzowe. To jest krótki termin. Podatnicy wskazują, że to za mało. Zawiadomienie ZAW-NR złożysz online. Możesz to zrobić przez system ePUAP. Zawiadomienie powinno trafić do naczelnika urzędu skarbowego. Właściwy urząd to urząd dla sprzedawcy. Złożenie zawiadomienia ZAW-NR pozwala uniknąć sankcji. Nie musisz ponownie zgłaszać tej samej wpłaty. Dotyczy to sytuacji, gdy kolejna wpłata idzie na ten sam rachunek spoza wykazu. Zachowaj potwierdzenie złożenia zawiadomienia.
- Sprawdź rachunek na białej liście przed płatnością.
- Zapłać na rachunek z białej listy dla kwot powyżej 15 tys. zł.
- Złóż zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni, jeśli zapłaciłeś na inny rachunek.
- Powiadom skarbówkę o wpłacie na rachunek spoza wykazu.
- Zachowaj potwierdzenie weryfikacji i zawiadomienia.
Jeżeli numer rachunku ujęty w rejestrze jest błędny, zweryfikuj to. Sprawdź, czy został prawidłowo zewidencjonowany. Zrób to we właściwym urzędzie skarbowym. Przedsiębiorca powinien wydrukować potwierdzenie z danymi. Dotyczy to wpisu dla celów dowodowych.
Jak znaleźć się na białej liście podatników VAT?
Podmioty zarejestrowane do VAT trafiają na białą listę automatycznie. Krajowa Administracja Skarbowa pobiera informacje z rejestrów publicznych. Dotyczy to Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Obejmuje też Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Numery firmowych rachunków bankowych muszą być zgłoszone. Zgłoszenie odbywa się na właściwym formularzu. Zależy to od rodzaju prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG zgłaszają rachunki w CEIDG. Spółki zarejestrowane w KRS używają formularza NIP-8. Rachunki zgłoszone w urzędzie skarbowym trafiają na białą listę. Aktualizacja rachunku na białej liście następuje po zgłoszeniu. Czas na wpis na białą listę to maksymalnie 7 dni roboczych. Jeżeli w wykazie nie ma rachunku firmy, należy go zgłosić. Możliwości złożenia poprawnie wypełnionego formularza CEIDG-1 są różne. Obowiązujące przepisy dają kilka możliwości. Na przykład poprzez system ePUAP.
Dla kogo biała lista nie jest obowiązkowa?
Biała lista dotyczy podmiotów zarejestrowanych do VAT. Niektóre podmioty nie muszą być wpisane na białą listę. Dotyczy to przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Zwolnienie przysługuje, gdy roczna sprzedaż nie przekracza 200 tys. zł. Takie firmy nie mają obowiązku rejestracji do VAT. Nie figurują więc na białej liście. Płatności dla takich firm nie podlegają rygorom białej listy. Nie ma konsekwencji za płatność na rachunek nieznajdujący się w wykazie. Dotyczy to płatności dla podatników zwolnionych z VAT. Warto jednak zweryfikować status VAT kontrahenta. Upewnij się, czy rzeczywiście jest zwolniony. Możesz to sprawdzić w wykazie. Biała lista zawiera informacje o podmiotach niezarejestrowanych. Podmioty te mogą być zwolnione z VAT. Mogą też być w trakcie rejestracji.
Biała lista a inne systemy i technologie
Biała lista podatników VAT współpracuje z innymi systemami. Dane o rachunkach bankowych są pobierane przez STIR. STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej. Potwierdza on rachunki zgłoszone do urzędów skarbowych. Biała lista jest dostępna poprzez API. Umożliwia to integrację z systemami księgowymi. Firmy mogą automatyzować weryfikację kontrahentów. Inne technologie wspierające to ePUAP do składania zgłoszeń. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) dostarcza danych. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) zarządza bazą. Ministerstwo Finansów udostępnia wyszukiwarkę. System prawny reguluje działanie białej listy. Przepisy zawarto w ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej. Wspomniane technologie ułatwiają korzystanie z wykazu. Zapewniają jego aktualność i dostępność.
Podstawa prawna obejmuje:
- Art. 96b Ustawy o podatku od towarów i usług.
- Art. 117ba Ustawy – Ordynacja podatkowa.
Inne powiązane systemy to Krajowy System e-Faktur (KSeF) i split payment. Obowiązkowy split payment wprowadzono dla większej przejrzystości. KSeF ma na celu cyfryzację faktur. Te systemy współdziałają z białą listą. Zwiększają bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Tak, korzystanie z API jest limitowane. Limit zapytań dla metody 'search’ wynosi 100 dziennie. Limit dla metody 'check’ to 5000 podmiotów. Wprowadzono te limity ze względów technicznych. Mają one zapewnić stabilność systemu. Użytkownicy mogą korzystać z różnych metod API. Metoda 'search’ pozwala wyszukać dane podmiotu. Metoda 'check’ służy do szybkiej weryfikacji rachunków. Limity te wpływają na sposób integracji. Większe firmy mogą potrzebować optymalizacji zapytań.
Bieżące problemy i opinie dotyczące białej listy
Pierwsze lata funkcjonowania białej listy pokazały problemy praktyczne. Przedsiębiorcy mieli obawy. Dotyczyły one kontrahentów bez rachunku w wykazie. Pojawiły się błędne opinie o skutkach jej działania. Brak konta na białej liście nie zawsze blokuje płatność. Nie ma podstaw do wstrzymania zapłaty w każdej sytuacji. Problemem bywał krótki termin na złożenie ZAW-NR. Trzy dni kalendarzowe to mało czasu. Zawiadomienie musi trafić do właściwego urzędu. Wskazanie złego urzędu może mieć konsekwencje. W przypadku problemów technicznych z dostępem do wykazu, warto sprawdzić przeglądarkę. Ministerstwo Finansów udostępnia kontakt. Można zgłaszać problemy i błędy. Należy zweryfikować, czy dane w wykazie są kompletne. Niekompletne dane można zgłosić do urzędu skarbowego. Biała lista powoduje wzrost błędnych opinii. Przedsiębiorcy boją się konsekwencji. Ważne jest zrozumienie zasad działania wykazu.
Pierwsze miesiące „pełnego działania” białej listy pokazują bardzo dużą skalę niezrozumienia tej instytucji. Nie ma jednak żadnych podstaw prawnych, żeby wyciągać jakiekolwiek konsekwencje cywilnoprawne względem kontrahentów.
Firmy faktoringowe również muszą uwzględniać białą listę. Faktoring staje się popularny. Weryfikacja kontrahentów jest kluczowa. Należy sprawdzać rachunki odbiorców płatności. Współpraca z faktorem może pomóc. Niektórzy faktorzy oferują wsparcie w weryfikacji. Regularne sprawdzanie kontrahentów jest ważne. Dokumentowanie weryfikacji chroni przed sankcjami.
Podsumowanie i zalecenia
Biała lista podatników VAT to ważne narzędzie. Pomaga przedsiębiorcom weryfikować kontrahentów. Zwiększa bezpieczeństwo transakcji. Obowiązek weryfikacji dotyczy płatności powyżej 15 000 zł brutto. Dokonuj płatności na rachunki z wykazu. Unikniesz negatywnych konsekwencji. Konsekwencje to brak KUP i odpowiedzialność solidarna. Możesz uniknąć sankcji. Złóż zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni. Sprawdzaj status kontrahenta regularnie. Dotyczy to zwłaszcza nowych partnerów biznesowych. Weryfikuj numer rachunku w dniu płatności. Zachowaj dowód weryfikacji. Zgłaszaj swoje rachunki do urzędu. Aktualizuj dane w CEIDG lub KRS. Biała lista jest dostępna online i przez API. Korzystaj z oficjalnych źródeł. Ministerstwo Finansów udostępnia wyszukiwarkę. Pamiętaj o terminach i procedurach. Zrozumienie zasad białej listy jest kluczowe. Chroni Twoją firmę przed problemami podatkowymi.
- Regularnie sprawdzaj kontrahentów na białej liście.
- Weryfikuj rachunki bankowe przed płatnościami powyżej 15 tys. zł.
- Dokumentuj przeprowadzone weryfikacje.
- Złóż ZAW-NR terminowo, jeśli płacisz na rachunek spoza listy.
- Zgłaszaj swoje rachunki do urzędu skarbowego.
