Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie pieniężne. Przysługuje pracownikowi, gdy nie wykorzysta urlopu w naturze. Zobacz, kiedy i jak pracodawca musi wypłacić te pieniądze.
Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Ekwiwalent za urlop to kwota pieniędzy. Wypłaca ją pracodawca. Zastępuje ona niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu. Nie może zrzec się tego prawa na rzecz ekwiwalentu.
Ekwiwalent urlopowy nie jest częścią wynagrodzenia za pracę. Nie podlega przepisom o terminie wypłaty wynagrodzenia. Jest odrębnym świadczeniem. Przysługuje w określonych sytuacjach. Podstawowe przepisy dotyczące ekwiwalentu zawiera Kodeks pracy.
Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi. Dotyczy to sytuacji zakończenia stosunku pracy. Nie ma znaczenia, kto zainicjował rozwiązanie umowy. Może to być pracownik lub pracodawca. Dotyczy to także wygaśnięcia umowy. Ekwiwalent jest najczęściej wypłacany po zakończeniu umowy. Przysługuje również w przypadku długotrwałej choroby pracownika. Pracownik otrzymuje ekwiwalent, gdy nie wykorzystał urlopu z powodu rozwiązania umowy.
Ekwiwalent przysługuje za urlop bieżący. Dotyczy też zaległego urlopu wypoczynkowego. Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się po 3 latach. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu. Ma na to czas do końca września kolejnego roku. Jeśli tego nie zrobi, powstaje obowiązek wypłaty ekwiwalentu.
„W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.” – Art. 171 § 1 Kodeksu pracy
Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu?
Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu. Taka sytuacja zachodzi, gdy strony postanowią inaczej. Mogą uzgodnić wykorzystanie urlopu. Dotyczy to czasu pozostawania pracownika w stosunku pracy. Chodzi o kolejną umowę o pracę. Wtedy pracownik wykorzystuje urlop „w naturze”. Ekwiwalent nie jest wypłacany. Dzieje się tak, gdy zatrudnienie jest kontynuowane. Dotyczy to nowej umowy o pracę bezpośrednio po poprzedniej.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie przysługuje. Dotyczy to osób na umowach cywilnoprawnych. Umowa zlecenie czy umowa o dzieło nie dają prawa do urlopu. Prawo do urlopu mają osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
„Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę.” – Art. 171 § 3 Kodeksu pracy
Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony. Właściwy termin to ostatni dzień zatrudnienia. Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują tego terminu wprost. Jednak orzecznictwo sądowe wskazuje na ten dzień. Roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne. Dzieje się to w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Wypłacenie ekwiwalentu w dniu rozwiązania umowy jest zgodne z przepisami. Dotyczy to również sytuacji, gdy ostatni dzień to dzień wolny. Wtedy wypłata następuje w pierwszym dniu roboczym po rozwiązaniu umowy.
„Ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia.” – Sąd Najwyższy
„Roszczenie o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy.” – Sąd Najwyższy
Niedotrzymanie terminu wypłaty rodzi konsekwencje. Pracodawca musi wypłacić odsetki za opóźnienie. Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować terminowość wypłat.
Kiedy dokładnie pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop?
Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent urlopowy najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika.
Czy ekwiwalent można wypłacić później, np. w terminie wypłaty wynagrodzenia?
Zgodnie ze stanowiskiem sądów, ekwiwalent staje się wymagalny w dniu ustania stosunku pracy. Wypłata w późniejszym terminie może skutkować naliczeniem odsetek.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy oblicza się według zasad. Stosuje się zasady obliczania wynagrodzenia za urlop. Podstawa obliczenia ekwiwalentu obejmuje: wynagrodzenie zasadnicze, zmienne składniki wynagrodzenia. Uwzględnia się też wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Dodatek za pracę w porze nocnej wlicza się do podstawy. Jeśli zmienny składnik nie został wypłacony przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu, również należy go uwzględnić.
W obliczeniach stosuje się współczynnik ekwiwalentu urlopowego. Współczynnik ten zmienia się co roku. W 2021 roku wynosił 21. W 2024 roku wynosi 20,92. Współczynnik służy do ustalenia wartości jednego dnia urlopu. Dzieli się przez niego sumę miesięcznych wynagrodzeń. Otrzymuje się średnie wynagrodzenie za jeden dzień pracy.
Przykład obliczenia ekwiwalentu:
- Wynagrodzenie miesięczne: 4000 zł
- Współczynnik ekwiwalentu (przykład uproszczony): 20
- Wynagrodzenie za jeden dzień urlopu: 4000 zł / 20 = 200 zł
- Ekwiwalent za 10 dni urlopu: 10 * 200 zł = 2000 zł
Inny przykład z danymi z extracted_data:
- Wynagrodzenie pracownika: 4900 zł
- Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i dodatek za pracę w porze nocnej: 785,90 zł
- Łączna podstawa: 4900 + 785,90 = 5685,90 zł
- Liczba dni niewykorzystanego urlopu: 5 dni (40 godzin)
- Wysokość ekwiwalentu w tym przykładzie: 1370 zł
Obliczenia wymagają znajomości współczynnika urlopowego. Pracodawcy powinni przestrzegać przepisów o świadczeniach pracowniczych.
Jakie składniki wynagrodzenia wlicza się do podstawy ekwiwalentu?
Do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze, zmienne składniki miesięczne oraz wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej.
Czy współczynnik ekwiwalentu jest stały?
Nie, współczynnik ekwiwalentu jest ustalany na każdy rok kalendarzowy. Zależy od liczby dni roboczych w danym roku.
Podstawa prawna ekwiwalentu
Podstawowe przepisy dotyczące ekwiwalentu znajdują się w Kodeksie pracy. Głównym przepisem jest art. 171. Reguluje on prawo pracownika do ekwiwalentu. Określa też sytuacje, gdy pracodawca nie musi go wypłacać. Inne ważne przepisy to art. 152 § 1 i art. 154 § 1 Kodeksu pracy. Dotyczą one prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru.
Szczegółowe zasady obliczania ekwiwalentu zawiera rozporządzenie. Jest to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. Dotyczy szczegółowych zasad udzielania urlopu. Reguluje też ustalanie i wypłacanie wynagrodzenia za urlop. Obejmuje także ekwiwalent pieniężny za urlop.
Ważne orzeczenia sądowe interpretują przepisy. Wyroki Sądu Najwyższego precyzują m.in. termin wypłaty ekwiwalentu. Przykładem jest wyrok SN z 29 marca 2001 r.
- Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)
- Art. 171 § 1 Kodeksu pracy
- Art. 171 § 3 Kodeksu pracy
- Art. 152 § 1 Kodeksu pracy
- Art. 154 § 1 Kodeksu pracy
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)
Co się dzieje w przypadku opóźnienia wypłaty?
Pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent terminowo. Termin to ostatni dzień zatrudnienia. Jeśli tego nie zrobi, popada w zwłokę. Pracownik ma prawo do odsetek za opóźnienie. Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się po 3 latach. Okres ten liczy się od dnia wymagalności roszczenia. Dzień wymagalności to dzień rozwiązania umowy.
Przykłady z życia:
- Anna zakończyła pracę 30 lipca. Pracodawca wypłacił ekwiwalent 10 sierpnia. Wypłata nastąpiła z opóźnieniem. Anna miała prawo do odsetek.
- Marek odszedł z firmy po dwutygodniowym wypowiedzeniu. W dniu zakończenia umowy otrzymał ekwiwalent na konto. Pracodawca dotrzymał terminu.
- Karolina nie otrzymała ekwiwalentu za urlop po odejściu z firmy 31 marca. Po interwencji PIP firma wypłaciła pieniądze. Otrzymała też odsetki za opóźnienie.
Pracodawcy powinni zadbać o terminowe uregulowanie ekwiwalentu. Unikną w ten sposób roszczeń pracownika. Zapobiegną też kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Co grozi pracodawcy za nieterminową wypłatę ekwiwalentu?
Pracodawca musi zapłacić pracownikowi odsetki za opóźnienie. Może też narazić się na kontrolę i ewentualne kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Jak długo pracownik może dochodzić roszczenia o ekwiwalent?
Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przedawnia się po upływie 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Planowane zmiany w przepisach
Resort pracy przygotował projekt zmian. Dotyczą one zasad wypłaty ekwiwalentu. Proponowane zmiany rewolucjonizują obecne zasady. Mają na celu zmianę terminu wypłaty świadczenia. Chodzi też o usprawnienie komunikacji. Komunikacja między pracodawcą a pracownikiem ma być łatwiejsza.
Obecnie ekwiwalent wypłaca się w ostatnim dniu pracy. Projekt zakłada inny termin. Wypłata ekwiwalentu przypadałaby na dzień wypłaty ostatniego wynagrodzenia. Zmiana ma wejść w życie 14 dni po publikacji w Dzienniku Ustaw. Projektowane zmiany wprowadzają cyfryzację. Umożliwią składanie dokumentów elektronicznie. Dotyczy to m.in. wniosków o urlop bezpłatny. Wprowadzone zostaną e-akta pracownicze.
Podsumowanie
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to prawo pracownika. Przysługuje po zakończeniu umowy o pracę. Powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Oblicza się go według zasad dla wynagrodzenia urlopowego. Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. Ważne jest terminowe uregulowanie świadczenia. Opóźnienie skutkuje odsetkami. Planowane są zmiany terminu wypłaty ekwiwalentu. Ma on przypadać na dzień wypłaty ostatniego wynagrodzenia.
Pracodawcy powinni regularnie informować pracowników o zasadach. Dotyczy to zasad związanych z wypłatą ekwiwalentu. Każdy pracodawca powinien umożliwić wykorzystanie urlopu w naturze. Dni urlopowe powinny być wykorzystane w danym roku kalendarzowym.
Masz wątpliwości dotyczące wypłaty ekwiwalentu? Skontaktuj się z prawnikiem. Możesz też sprawdzić profesjonalne kursy i szkolenia online. Dotyczą one kadr i płac. Pomogą zrozumieć złożone kwestie.
Czy ekwiwalent za urlop podlega opodatkowaniu?
Tak, ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest traktowany jak przychód ze stosunku pracy. Podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu ZUS.
Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia?
Tak, w okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Wtedy ekwiwalent przysługuje tylko za dni niewykorzystane po tym przymusowym urlopie.
